Schluss mit Papier: Lohnabrechnungen und Arbeitszeiterfassungen einfach & sicher elektronisch versenden

Das monatliche Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden von Lohnabrechnungen und Arbeitszeiterfassungen per Post kostet wertvolle Zeit und verursacht unnötige Kosten. In einer modernen, digitalen Arbeitswelt geht das viel einfacher, schneller und vor allem sicherer.

Mit eezytool versenden Sie Ihre Lohnabrechnungen und Arbeitszeiterfassungen direkt aus dem Modul eezySalary – vollständig automatisiert und geschützt.

Die Vorteile des elektronischen Versands mit eezytool

 

Warum lohnt sich der Umstieg auf den digitalen Dokumentenversand?

• Moderne und effiziente HR-Prozesse: Sparen Sie Papier-, Druck- und Portokosten. Mit nur wenigen Klicks übermitteln Sie alle Dokumente an Ihre gesamten Mitarbeitenden.
• Maximale Vertraulichkeit und Datenschutz: Sensible Lohndaten sollten niemals als unverschlüsselte E-Mail-Anhänge versendet werden. eezytool verschickt stattdessen einen sicheren Zugangslink per E-Mail.
• Sicherer Zugriff über eezyDMS: Die Dokumente werden geschützt auf der Plattform eezyDMS bereitgestellt. Die Mitarbeitenden authentifizieren sich vor dem Download – so bleiben Ihre vertraulichen Daten jederzeit bestmöglich geschützt.

Wie funktioniert das in der Praxis?

Der Ablauf ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeitende einfach und intuitiv gestaltet:

1. Für den Arbeitgeber (in eezytool / eezySalary)

• E-Mail-Adresse überprüfen: Die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden wird im Benutzerprofil überprüft.
• Versand mit einem Klick: Nach der Erstellung der Lohnabrechnungen wählen Sie die betreffenden Mitarbeitenden aus (oder nutzen die Option «Alle auswählen») und bestätigen den Versand.

2. Für den Mitarbeitenden (über eezyDMS)

• E-Mail erhalten: Der Mitarbeitende erhält eine Benachrichtigung mit der Schaltfläche «Herunterladen».
• Sichere Authentifizierung: Beim Klick auf den Link wird der Benutzer auf die Plattform eezyDMS weitergeleitet. Bei der ersten Nutzung erstellt der Mitarbeitende mit wenigen Klicks sein Konto (E-Mail-Adresse und Passwort).
• Download als PDF: Nach der Anmeldung kann der Mitarbeitende seine Lohnabrechnung sowie den Arbeitszeitnachweis jederzeit als PDF-Datei herunterladen.

Detaillierte Anleitungen in unserer Knowledge Base

Möchten Sie die Funktion Schritt für Schritt einrichten oder Ihren Mitarbeitenden eine Hilfestellung für die erste Anmeldung bereitstellen? In unserer Knowledge Base finden Sie zwei ausführliche Anleitungen:

👉 Für Arbeitgeber:  

Knowledge Base: Elektronischer Versand von Lohnabrechnungen via eezytool

Erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Adressen überprüfen und den automatisierten Versand in eezySalary auslösen.

👉 Für Mitarbeitende: 

Knowledge Base: eezyDMS – Lohnabrechnung herunterladen

Eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstregistrierung, die Anmeldung und den PDF-Download auf eezyDMS.

Haben Sie Fragen zur Einrichtung oder wünschen Sie eine Demonstration? Unser Support-Team steht Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung!